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Politique de confidentialité

L’Ordre professionnel des technologistes médicaux du Québec (OPTMQ) est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient, que leur conservation soit assurée par elle ou par un tiers et quelle que soit leur forme. À ce titre, l’OPTMQ prend des mesures raisonnables pour assurer la confidentialité des renseignements personnels qu’elle collecte par un moyen technologique, de manière proportionnelle à leur sensibilité. Est qualifié de « renseignements personnels », tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou non, de l’identifier. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse, votre courriel ou votre numéro de téléphone au travail.

 

1.         Lois applicables

Cette politique est régie par les lois en vigueur au Québec, à l’exclusion de tout principe et de toute règle pouvant mener à l’application de lois étrangères :

  • Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels lorsque les renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) sont détenus dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession (« Loi sur l’accès »);
  • Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque les renseignements personnels sont détenus par l’OPTMQ dans le cadre de ses autres fonctions et activités;
  • Règlement sur les politiques de confidentialité des organismes publics recueillant des renseignements personnels par un moyen technologique.
  • Code des professions (RLRQ, c. C-26).

(« individuellement, la « Loi », collectivement, les Lois »)


2.         Collecte de renseignements personnels

Dans le cadre de sa mission et ses activités, l’OPTMQ collecte différents renseignements personnels.

Ces renseignements varient en fonction des personnes auprès de qui ils sont recueillis :

Lors d’une demande d’émission de permis d’inscription au Tableau de l’OPTMQ ou toute autre demande présentée dans le cadre de sa candidature à l’exercice de la profession

L’OPTMQ collecte les renseignements nécessaires à la constitution du dossier de membre et à la création d’un compte utilisateur pour le Portail OPTMQ, selon le cas :

  • prénom et nom
  • genre
  • date de naissance
  • coordonnées personnelles et professionnels (ex. : adresses, adresse de courriel, numéro de téléphone)
  • image d’une pièce d’identité avec photo
  • curriculum vitae
  • formation académique et diplômes
  • certificat de bonne conduite
  • renseignements liés à la formation continue
  • informations financières afin de procéder au paiement des frais afférents à votre demande ou inscription,
  • autres renseignements pouvant influencer la délivrance d’un permis d’exercice et votre inscription au Tableau de l’OPTMQ.


Lors d’inscription à des événements ou des formations en ligne

Lors d’inscription à des événements ou des formations par des membres, des non-membres ou par la création d’un compte « employeur », l’OPTMQ collecte les renseignements suivants, selon le cas :

  • prénom et nom
  • profession, titre d’emploi, employeur et département
  • coordonnées professionnels (ex. : adresse, adresse de courriel, numéro de téléphone)
  • informations financières afin de procéder au paiement des frais afférents à votre inscription,
  • autres renseignements pouvant être requis pour votre inscription

 

Lors d’une communication avec l’OPTMQ

Lors d’une communication téléphonique, l’OPTMQ peut collecter les renseignements suivants, lorsque nécessaire :

  • prénom et nom
  • renseignements nécessaires pour traiter la demande
  • coordonnées (ex. : adresse, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone)
  • numéro de membre

Lors d’une demande transmise à l’aide d’un formulaire en ligne, l’OPTMQ collecte les renseignements suivants :

  • prénom et nom
  • employeur
  • coordonnées (ex. : adresse, de courrier électronique, numéro de téléphone)
  • renseignements nécessaires pour traiter la demande

Lors d’un processus de recrutement et de l’embauche, l’OPTMQ collecte les renseignements suivants, selon le cas :

  • prénom et nom
  • coordonnées (ex. : adresse résidentielle, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone)
  • curriculum vitae et références
  • numéro d’assurance sociale
  • renseignements nécessaires pour traiter la candidature ou ouvrir le dossier de l’employé

 

Lors de la navigation sur le site Internet ou le Portail OPTMQ

L’OPTMQ collecte les renseignements relatifs à la navigation sur ses sites Internet :

  • adresse IP
  • système d’exploitation
  • navigateur et langue utilisée
  • pages visitées
  • requêtes et actions
  • heure et jour de connexion, etc.

 

3.         Utilisation des renseignements personnels collectés

Les renseignements personnels collectés servent principalement à atteindre les objectifs décrits ci-dessous :

Pour contrôler l’exercice de la profession :

  • Gérer une demande d’inscription au Registre des étudiants et au Registre des externes;
  • Gérer l’admission continue des candidats à la profession, y compris la demande de délivrance de permis d’exercice et le paiement des frais d’admission 
  • Gérer l’admission, la réinscription ou l’inscription annuelle des membres au Tableau de l’OPTMQ;
  • Traiter une demande d’équivalence de diplôme ou de formation;
  • Traiter une inscription à de la formation continue de l’OPTMQ;
  • Assurer la conformité des membres de l’OPTMQ avec les normes de formation continue;
  • Inspecter les membres afin de vérifier leurs compétences professionnelles;
  • Évaluer la compétence des membres et mettre en œuvre des normes de pratique ;
  • Mener des enquêtes disciplinaires, de la conciliation, de l’arbitrage de comptes d’honoraires et des audiences ;
  • Permettre aux membres de l’OPTMQ d’obtenir des assurances responsabilité professionnelle.
  • Traiter les demandes d’examen et d’enquêtes concernant tout manquement aux normes d’éthique et de déontologie par un administrateur;

Pour répondre à une demande, fournir un bien ou un service :

  • Recevoir, gérer et traiter les demandes d’information, les demandes d’accès ou les plaintes
  • Fournir des informations
  • Rechercher un membre au Registre des membres

Pour produire des statistiques, des études et des recherches

Pour exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités du site Internet

Pour fournir les services et l’information que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions et fournir du soutien aux utilisateurs du site Web;

Pour comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences des utilisateurs de notre site Web, sous réserve de votre consentement

Pour vous transmettre des communications, notamment à des fins réglementaires, en conformité avec la Loi applicable.

 

4.         Moyens technologiques utilisés pour la collecte

Les renseignements personnels sont recueillis par les moyens technologique suivant :

L’OPTMQ utilise des outils d’analyse Web, comme Google Analytics, pour analyser l’utilisation de ses sites internet. Certains renseignements techniques sont recueillis par Google pour produire des statistiques et des rapports. Ces renseignements sont anonymisés, ce qui veut dire qu’ils ne permettent pas d’identifier l’utilisateur.

Dans la mesure où l’OPTMQ recueille vos renseignements personnels à l’aide de témoins de connexions (cookies), afin de vous identifier, de vous localiser ou encore d’effectuer un profilage, cette collecte sera réalisée uniquement si vous consentez à l’activation de ces outils technologiques.  En plus de ces témoins, l’OPTMQ a également recours à des témoins qui sont dits « nécessaires » ou « strictement nécessaires » au fonctionnement de notre site Web et qui ne peuvent donc pas être désactivés.

 

Qu’est-ce qu’un « témoin » ?

Un « témoin » est un petit fichier texte qui contient un numéro d’identification unique qui est transféré du Site au disque dur de votre ordinateur et qui permet d’identifier les utilisateurs d’un site et de suivre certaines de leurs activités sur ce site. 

L’OPTMQ utilise une combinaison de technologie lui permettant d’obtenir des statistiques de comportements en ligne. Entre autres, l’OPTMQ utilise une image invisible qui lui permet de retracer et d’identifier les membres qui ouvrent les courriels. Ces outils lui permettent de vérifier les adresses de courriel, ainsi que les dates et heures de réception et d'ouverture des messages. Ces données lui permettent d'optimiser la transmission des courriels.

Des témoins sont utilisés dans le fonctionnement des interfaces de gestion du site Internet de l’OPTMQ. Ceux-ci peuvent être destinés à offrir à ses membres l'accès à des informations plus personnalisées sur ses produits et services.

L’Ordre utilise ses technologies uniquement dans le but d’améliorer la qualité du site Internet et du service à la clientèle afin d’offrir à ses membres des renseignements marketing pertinents lors d’envois, par exemple pour connaître les statistiques de taux d’ouverture des courriels envoyés.  Le caractère anonyme des internautes qui visitent le site Internet de l’Ordre est préservé en tout temps.

 

5.         Consentement

En créant un compte, en remplissant un formulaire, en communiquant avec l’OPTMQ ou en naviguant sur ses sites Internet, l’utilisateur consent à la présente politique.

Dans certains cas, l’OPTMQ peut recueillir des renseignements personnels sur une personne sans son consentement, conformément aux Lois ou toute autre loi ou règlement le permettant.

 

6.         Accès aux renseignements personnels collectés

Par les membres du personnel de l’OPTMQ

Seuls les membres du personnel qui ont besoin d’avoir accès à certains renseignements personnels dans le cadre de leur travail y ont accès, Leur accès est limité à ce qui est nécessaire pour accomplir leurs tâches afin de réaliser les activités décrites à la section 2, selon le cas, ou celles permises ou requises par la Loi.

À ce sujet, l’OPTMQ peut utiliser les renseignements personnels collectés pour mener à bien ses missions de protection du public et de contrôle de la profession, incluant afin de mener une enquête (p.ex. : à la suite d’une plainte en usurpation de titre ou d’exercice illégal de la profession de technologiste médical).


Par certains partenaires et fournisseurs de services

Lorsque cela est nécessaire, certains renseignements personnels peuvent être communiqués à certains partenaires et fournisseurs de services :

  • des professionnels avec lesquels l’OPTMQ peut partager des renseignements personnels lorsqu’il le juge nécessaire dans l’exercice de ses fonctions ou pour s’acquitter de ses missions.
  • des fournisseurs de services dont les services ont été retenus par l’OPTMQ afin de s’acquitter de certaines fonctions pour son compte, comme les services de transactions financières (autorisation d’achats et traitement sécurisé des transactions par Moneris. L’OPTMQ vous réfère à l’engagement de Moneris en matière de protection des renseignements personnels), les services pour une plateforme de gestion des membres, des plateformes d’événements hybrides, des solutions web, des services de support informatique, de gestion des documents, des services administratifs, etc.

En pareille situation, ces partenaires et ces fournisseurs ont seulement accès aux renseignements personnels dont ils ont besoin pour fournir les services requis. L’OPTMQ s’assure contractuellement, par écrit, qu’ils utilisent des mécanismes de sécurité et de protection de la confidentialité aussi rigoureux que ceux mis en place par l’OPTMQ.

 

Pour l’application d’une loi ou d’un règlement

En certaines circonstances, l’OPTMQ peut être tenu de communiquer vos renseignements personnels, sans votre consentement, aux autorités qui ont le droit de les exiger, pour se conformer à toute ordonnance d’un tribunal ou encore si la communication est nécessaire en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée ou encore pour prévenir un acte de violence, dont un suicide.

 

7.         Conservation des renseignements personnels

L’OPTMQ conserve vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la Loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées. Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été collectés sont accomplies, l’OPTMQ détruit, dépersonnalise ou anonymise les renseignements personnels, selon le cas, conformément à la Loi.

Dans certaines circonstances, l’OPTMQ peut anonymiser les renseignements personnels afin qu’ils ne puissent plus être associés à une personne. L’OPTMQ se réserve le droit d’utiliser ces données anonymes et dépersonnalisées à des fins légitimes, sans autre préavis ni consentement.

En général vos renseignements personnels sont traités et hébergés au Québec. Toutefois, dans le cas, où ceux-ci seraient communiqués ou hébergés à l’extérieur, l’OPTMQ prévoit par entente le transfert de données et s’assure, par une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, que vos renseignements personnels sont protégés de manière adéquate et que le transfert est prévu par entente.

 

8.         Mesures de protection mises en place

Afin d’assurer la confidentialité des renseignements personnels collectés, l’OPTMQ met en place les mesures suivantes :

Restrictions à l’accès

  • les seules personnes qui peuvent avoir accès à un renseignement personnel sont celles dont les fonctions le requièrent
  • tout renseignement personnel est conservé dans des emplacements sécurisés ainsi que sur des serveurs contrôlés par un fournisseur expert en solution TI et en cybersécurité
  • les données collectées dans le cadre d’un sondage sont conservées dans un fichier numérique avec accès restreint et les fichiers écrits sont anonymisés

Outils technologiques

  • les réseaux de données sécurisés sont protégés par des systèmes de pare-feu et de protection par mot de passe correspondant aux normes de l’industrie
  • tous les postes informatiques sont protégés par chiffrement des données et un accès nécessitant une authentification à deux facteurs (entrée en vigueur 2024-2025)
  • les renseignements personnels concernant les cartes de crédit sont traités au moyen de procédés de chiffrement et de sécurité correspondant aux normes de l’industrie

Encadrement des membres du personnel

  • un membre du personnel ne peut avoir accès aux renseignements personnels que lorsque cet accès est nécessaire à l’exercice de ses fonctions et seul l’accès aux renseignements personnels nécessaires est alors permis
  • les accès des membres du personnel aux différents répertoires électroniques sont révisés une fois par année (entrée en vigueur 2024-2025)
  • tout membre du personnel doit signer un engagement de confidentialité
  • tout membre du personnel qui peut avoir accès à un renseignement personnel doit suivre des formations concernant la protection des renseignements personnels et la cybersécurité

Encadrement des partenaires et des fournisseurs de services

  • les contrats conclus avec des tiers contiennent des clauses de confidentialité, de remise ou de destruction de documents contenant des renseignements personnels (entrera en vigueur au renouvellement de chacun des contrats)
  • les tiers ont l’obligation de dénoncer à l’OPTMQ tout risque en matière de confidentialité des renseignements personnels

Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de stockage n’est sûre à 100 % ni à l’abri d’une erreur. Par conséquent, l’OPTMQ ne peut malheureusement pas garantir une sécurité absolue. Il n’est pas responsable d’un préjudice causé par toute situation de force majeure.

Si l’OPTMQ a connaissance d’un incident de confidentialité touchant les renseignements personnels, les personnes visées en seront informées et l’OPTMQ avisera les autorités compétentes dès que possible, conformément aux Lois.

 

9.         Droit des personnes concernées par un renseignement personnel

Pour tout commentaire, question ou demande concernant cette politique de confidentialité et nos pratiques, veuillez nous écrire à : secretaire@optmq.org.  L’OPTMQ a mis en place des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou demandes de renseignements concernant le traitement des renseignements personnels, la conformité à cette politique et aux Lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

 

Refuser ou retirer son consentement

Toute personne concernée par un renseignement personnel peut :

  • refuser de fournir un renseignement personnel
  • retirer un consentement à l’utilisation d’un renseignement personnel, à sa diffusion ou à sa communication

Pour retirer son consentement à l’utilisation d’un renseignement personnel, à sa diffusion ou à sa communication, une demande doit être transmise à la personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Pour ce faire, consultez la page Accès à l’information.

Certaines fonctionnalités pourraient être restreintes ou ne plus être accessibles en raison du refus de fournir un renseignement personnel ou du retrait de son consentement.

En tant que membre de l’OPTMQ, vous êtes automatiquement abonnés à l’InfOlettre OPTMQ. En vertu de sa mission de protection du public, l’OPTMQ, communique avec ses membres pour transmettre certaines informations. Votre nom ne peut pas être retiré de la liste d’envoi de l’InfOlettre OPTMQ.

 

Désactiver ou supprimer les témoins (cookies)

Toute personne qui navigue sur les sites Internet de l’OPTMQ peut :

  • désactiver les témoins en ajustant les paramètres de son navigateur
  • supprimer les témoins de son ordinateur en effaçant les données de navigation du navigateur

Certaines pages des sites Internet de l’OPTMQ pourraient ne pas être accessibles si l’utilisateur désactive les témoins.

 

Accéder et rectifier un renseignement personnel

Toute personne concernée par un renseignement personnel peut :

  • demander la consultation et la communication des renseignements personnels la concernant
  • demander la correction d’un renseignement personnel inexact

À tout moment, le détenteur d’un nom d’usager peut consulter et modifier les renseignements personnels enregistrés dans son profil en accédant à la page Connexion au Portail OPTMQ ou faire une demande à la personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Pour ce faire, consultez la page Accès à l’information.

L’OPTMQ ne peut pas accepter une demande de modification de renseignement s’il pense que la modification enfreindrait une Loi ou une exigence légale ou entraînerait des renseignements incorrects.

L’OPTMQ peut demander à la personne concernée des renseignements spécifiques pour l’aider à confirmer l’identité et le droit d’accès, et pour lui fournir les renseignements personnels qu’il détient sur cette personne ou pour apporter les modifications demandées. Les Lois applicables peuvent autoriser ou obliger l’OPTMQ à refuser de donner accès à tout ou partie des renseignements personnels détenu sur cette personne, ou l’OPTMQ peut avoir détruit, effacé ou rendu les renseignements personnels anonymes conformément au calendrier de conservation. Si l’OPTMQ ne peut pas donner accès à la personne à ses renseignements personnels, il communiquera les raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire.

 

Porter plainte

Toute personne concernée par un renseignement personnel peut :

  • porter plainte relativement à la protection des renseignements personnels la concernant

Advenant le cas où vous souhaitez déposer une plainte quant à la protection que l’OPTMQ accorde aux renseignements personnels qu’il détient, vous pouvez le faire en communiquant avec la personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de Pour ce faire, consultez la page Accès à l’information.

 

10.       Juridiction des tribunaux québécois

Tout différend ne pouvant être résolu au moyen de négociations directes et de bonne foi sera soumis aux cours de la province de Québec, lesquelles auront compétence exclusive pour trancher tel différend.

 

11.       Entrée en vigueur et révision de la politique

Cette politique est entrée en vigueur le 19 janvier 2024 suivant l’adoption par le Conseil d’administration. En tout temps, l’OPTMQ peut modifier la politique. Les modifications qui y sont apportées font l’objet d’un avis publié sur le site Internet de l’OPTMQ.